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キャンペーン事務局代行会社ナビ~Kachi-Navi~ » キャンペーン事務局とは » キャンペーン事務局が行う業務の流れ

販促や宣伝のためのキャンペーンを行う場合、 その実務を担当する「キャンペーン事務局」を立ち上げるのが一般的です。ではキャンペーン事務局はどのような業務を担当するのでしょうか。ここではキャンペーン事務局の目的と仕組み、業務の流れについて紹介します。

キャンペーン事務局とは?

キャンペーン事務局とは、応募者データ管理や選考・抽選、商品発送、参加ユーザーからの問い合わせ対応、キャンペーンレポートの作成など、キャンペーン実施に付随する業務を担当する事務局のことです。

キャンペーンは期間限定で行われる販売施策・宣伝施策のことで、その手法は多岐にわたります。セールや割引、無料体験、サンプリング、購買・応募した人に対する特典、プレゼント、イベントの実施など。近年はSNSを活用したユーザー参加型のキャンペーンや応募したその場で抽選結果が分かるキャンペーンなどが多く見られます。

キャンペーンの主な目的は3つあります。まずは売り上げの拡大です。セールや割引によるキャンペーンだけでなく、商品についているシールを集めて応募するキャンペーンも売り上げアップを目的としています。

2つ目が、認知度を高め新規顧客を獲得するためです。人気のタレントやキャラクターを起用してキャンペーンを実施することで、商品・サービスの認知度を高めます。

3つ目が、ブランド力を高めてファンを増やすためです。ターゲット層の共感を得られるテーマでキャンペーンを実施することにより、商品やサービス、企業に対する親近感・信頼感が高まります。

キャンペーンにはこのように様々な手法・目的がありますが、ノウハウを有していないと担当者への負担が大きくなりがちです。自社内だけで完結させると人為的なミスが起こりやすくなるため、一部を外部委託するケースも少なくありません。

キャンペーン事務局が行う業務の流れとは?

キャンペーン事務局が行う業務の流れを紹介します。

事前準備

事前準備の段階では主に3つの業務があります。それがスケジュールの作成、マニュアルの用意、応募・問い合わせ対応整備です。

キャンペーンの目的・目標を達成させるための実施計画を検討し、キャンペーンの具体的な内容や告知方法、応募方法、当選商品の選定を行います。キャンペーン業務のスケジュールも併せて作ります。またキャンペーンの当選商品を選定する際は、景品表示法に触れないように注意しなくてはいけません。

次に業務内容の設計・マニュアルの用意です。キャンペーンを円滑に進めるために、タスクの確認・ワークフローの作成・各業務の担当者の選定・業務マニュアルの作成を行います。

キャンペーンの応募受付のため、電話番号・メールアドレス・応募フォームの作成などの準備も必要です。さらに人員の配置も行い、応募・問い合わせ体制を整備します。

キャンペーン運営

キャンペーン運営の段階では主に4つの業務があります。応募受付・応募データの管理、応募条件王の適合性の確認、応募者リストの作成・応募データの集計、問合せ対応です。

まずキャンペーンの応募データを集約・管理します。応募データには個人情報が含まれることが多いため、厳重に管理しなくてはいけません。次に応募データを確認し、応募条件を満たしているかの確認が必要になります。年齢制限のあるキャンペーンであれば、応募者の年齢を確認し、適合しない応募者を当選対象から外します。

最後に応募者の情報をリスト化し、応募データを集計。問い合わせがあれば都度対応します。

応募締め切り後の業務

応募締め切り後は主に4つの業務があります。抽選の実施・当選者の決定、当選者への連絡・景品発送、配送状況の確認、実施報告書の作成・提出です。

応募締め切り後は重複当選や不適当な当選がないかを確認しながら、当選者を決定します。当選者へは事前に決めた方法で連絡し、景品の梱包・宛名作成・封入作業を行い発送します。その後配送状況を確認し、未着・不備の連絡があれば交換・再発送の手配が必要です。

最後にキャンペーンの概要・応募者数・売り上げの推移などのキャンペーンの成果・課題をまとめた実施報告書を作成し、主催者に提出します。

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キャンペーン事務局3選

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パルディア(キャンペーン事務局.com)
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引用元HP:パルディア(https://campaign-jimukyoku.com/)
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引用元HP:データビジネスサプライ(https://www.dbs.co.jp/)
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【選出基準について】
※1:プライバシーマーク、または情報セキュリティシステム「ISMS(ISO27001)」を取得している
※2:企画立案・サイト制作・問い合わせ対応・運用・在庫管理・抽選・発送に対応している
※3:対応実績を公式ホームページ上で公開している