「キャンペーン終了後の報告書に何を書けばよいか分からない」「報告会で上司や協賛企業に成果をうまく共有する方法が知りたい」とお悩みではありませんか？キャンペーンやイベントは終了後の報告まで含めて一つのプロジェクトですが、そのまとめ方や伝え方に頭を抱える担当者の方は少なくありません。
本記事では、キャンペーン終了後の報告書に盛り込むべき必須項目や、報告会で成果を適切に共有するためのポイントをご説明します。
終了報告の重要性と役割
キャンペーンの終了報告には、得られた成果や見えた課題を、上司や経営層、パートナーである協賛企業に対して正確に共有するという重要な役割があります。
報告会などを通じて取り組みの結果を適切に報告することは、関係者との透明性を高め、良好な信頼関係の構築につながります。さらに、今回の施策から得た成功要因や反省点を可視化することで、次回以降のキャンペーンの品質向上や業務改善に活かすことができます。
終了報告に盛り込む項目
報告会に向けて準備する報告書には、盛り込んでおきたい項目があります。これらを大きく2つの観点に分けて解説します。
基本情報・成果データ・振り返り（KPT）
まずは、開催日時や目的、予算、景品内容などの「基本情報」を網羅したうえで、設定した目標に対する「実績データ」を客観的に示していきます。
キャンペーンの景品規制とは？景品表示法（景表法）の基本ルールを解説
さらに、KPT（Keep：良かったこと、Problem：課題、Try：次に挑戦すること）のフレームワークを用いた振り返りを記載し、今回の施策における改善策を洗い出します。
参加者の声・反響・次回への提案
次に、当日の熱量や雰囲気が伝わる「写真や動画」、メディア掲載やSNSでの拡散状況などの「外部露出」、そしてアンケート等で集めた「参加者の感想や声」といった定性的な評価をまとめます。
これらの実際の反響を分析し、先述の客観的なデータと掛け合わせることで、説得力のある考察が可能になります。それらを踏まえ、最終的に「次回に向けた提案・改善ポイント」を明示することが、価値のある報告書を作成する上で非常に重要です。
伝わる報告書の書き方・まとめ方
報告書を作成する際には、作成の目的と読み手（上司や協賛企業など）を明確にしたうえで、読み手が知りたい情報を中心に構成することがポイントです。
また、主観的な意見と客観的な事実やデータをしっかりと区別して記載することも大切です。さらに、文字ばかりにならないよう図表や写真を積極的に活用し、ひと目で内容が理解できるレイアウトを心がけてください。
報告会で適切に共有するポイント
作成した報告書を用いて報告会（プレゼンテーション）をスムーズに行うためには、伝えるポイントの優先順位を整理することが重要です。
限られた時間内で報告を終える必要があるため、すべての情報を均等に話すのではなく、相手にとって必要な情報に絞り、話のボリュームを適切にコントロールしましょう。
まとめ
キャンペーンの終了報告は、単に「やって終わり」にするのではなく、報告書という形で残すことが大切です。
報告書や報告会を通じた共有によって社内外にノウハウを蓄積し、次回のより良い企画や改善へとつなげていきましょう。
