キャンペーン事務局とは、キャンペーン実施に付随する業務を担当する事務局のことです。応募者データ管理や選考・抽選、商品発送、参加ユーザーからの問い合わせ対応、キャンペーンレポートの作成などの業務を行います。
キャンペーン事務局が行う業務の流れ
キャンペーン事務局が行う業務は、1.事前準備、2.キャンペーン運営、3.応募締め切り後の業務という流れです。まずはスケジュールの作成、マニュアルの用意、応募・問い合わせ対応整備から始まります。内容・テーマ、告知方法、応募方法、当選商品を選定し、キャンペーンのスケジュールも併せて決定します。キャンペーン期間中は応募者のデータを集計し、問い合わせがあれば都度対応が必要です。キャンペーン終了後は当選者を決定し、当選者への連絡・景品発送、配送状況の確認、実施報告書の作成・提出という流れとなります。
キャンペーン事務局に依頼するメリット・デメリット
専門知識・ノウハウが豊富なキャンペーン事務局に依頼することにより、キャンペーンをスムーズに運営しながら成果も出せます。業務を委託することによって自社の業務負担を軽減できるメリットもあり、自社内だけでは対応の難しい24時間365日のお問い合わせ対応も実現可能です。またセキュリティ対策も厳重なため、応募者の大切な個人情報の収集・管理・廃棄を安全に行えます。主なデメリットは、コストがかかること、ノウハウや知識が蓄積しないことです。
キャンペーンとは？
売上拡大や新規顧客獲得のために開催されるキャンペーンには、さまざまな手法があります。広く商品を知ってほしいのか、コアなファンを獲得したいのかによっても手法が異なるので、商品やサービス内容、ターゲットに適した手法を選ぶことがポイントです。キャンペーン開催には費用や時間、労力がかかるため、失敗は許されません。どの手法を選ぶのがベストかわからないときは、キャンペーン事務局に依頼をしてアドバイスを受けることが有効です。キャンペーン事務局では、企画や提案のほか、事務作業や受付業務のサポートなども行っています。
キャンペーンを運営する際の注意点とは？
自社でキャンペーンを運営するうえでもっとも注意したいのは、個人情報の取り扱いです。多くのキャンペーンでは、参加者の個人情報を大量に取り扱うことになると思われます。情報漏えいがないように留意しながら管理を徹底しましょう。キャンペーン開催を外注する際も、個人情報の取り扱いを徹底している企業であるか、セキュリティ対策をしっかり行っている企業であるかを確認することは必須です。キャンペーン事務局を選ぶ際に、プライバシーマークを取得しているかは、ひとつの判断基準になりますので、チェックしてみるとよいでしょう。
キャンペーンを成功させるには？
キャンペーンを成功させるには、事前準備をしっかり行っておくことが重要です。業務フローを作り、スタッフがキャンペーンに必要となる業務全般を把握できるようにしておきます。また、さまざまな問い合わせが入ることを予測して問い合わせ窓口を設置する、スタッフがきちんと対応できるように対応マニュアルを作成しておくなど、キャンペーン開催前にやるべきことがたくさんあります。キャンペーン終了後も、結果を分析したり、次回以降のキャンペーンに活かせるようにルールをまとめておくと、今後のキャンペーン開催時によりスムーズな運営を行えます。
キャンペーン事務局の委託業者選定
キャンペーン事務局を外部委託する場合は、委託業者の選定が重要です。委託業者を選定する際はノウハウのある会社かという点を必ずチェックしましょう。具体的にはその業者の業務実績を確認するのがおすすめです。ホームページに記載されていることがあるため、確認してみましょう。またキャンペーンでは応募者の個人情報を取り扱うため、セキュリティ面で信頼できるかどうかも重要です。プライバシーマークを認証取得している会社を選びましょう。
キャンペーン事務局に依頼する際の費用相場
キャンペーン事務局に依頼する際の費用相場は、依頼範囲・規模・機関などによって大きく異なります。簡単なデータ入力だけをスポット的に依頼する場合は1項目あたり2円～、キャンペーン事務局代行を丸ごと任せる場合には1プロジェクトあたり月額10万円～が目安です。キャンペーン期間や内容によっては、依頼費用が100万円近くになることもあります。どの範囲の業務を依頼したいか、どのようなキャンペーンを行うかを明確にしておくことで、実態に近い見積もりが貰いやすくなるでしょう。
